Hoe geef je feedback?

Bereid je voor

Voordat je feedback geeft, is het van belang om voor jezelf duidelijk te hebben waarom je feedback wilt geven. Het is bedoeld om de situatie rondom gedrag van iemand te verbeteren. Dit bereik je niet door hard, kritisch of beledigend te zijn. Wanneer je aanpak doordacht is en gericht op verbetering bereik je veel meer. Dit houdt niet in dat feedback alleen maar positief moet zijn, maar wel eerlijk en evenwichtig. Bedenk daarom van tevoren wat je wilt gaan zeggen. Je hoeft geen tekst uit je hoofd te leren, maar denk op voorhand na over wat je zegt. Dit zal helpen om op koers te blijven en er samen positief uit te komen.

Kies je moment

Zorg ervoor dat je het juiste moment kiest om feedback te geven. Het is verstandig om niet te lang te wachten na het moment van de situatie waar het om draait. Hoe eerder je het doet, hoe meer de persoon het verwacht, waardoor het minder als een verassing komt. Als het gaat om een situatie waarbij emoties hoog zijn opgelopen, kun je wel beter wachten totdat iedereen is gekalmeerd. Zo kan er beter naar elkaar geluisterd worden en voorkom je dat emoties het gesprek overnemen. Kies ook een plek uit waar rustig gepraat kan worden. Creëer een veilige omgeving waar je niet gestoord of afgeluisterd kan worden.

Breng het vanuit jezelf

Geven van feedback moet vanuit jouw perspectief komen, gebruik daarom ook altijd de ik-vorm. “Ik kreeg het idee dat je mijn suggesties niet serieus nam en voelde me daardoor ongehoord”, klinkt heel anders dan “jij neemt mijn suggesties niet serieus en luistert niet naar mij”. Op deze manier krijgt niemand de ‘schuld’ toegeschoven en kun je samen naar een oplossing toe werken. Houd de feedback ook bij jouw eigen ervaringen en gebruik geen verhalen van andere waar je zelf niet bij was. Deze feedback kun je namelijk niet goed onderbouwen en kan worden opgevat als geroddel.

Wees specifiek

Wanneer je jouw feedback specifiek aangeeft, voorkom je dat je gaat overdrijven. Als je globaal iets uitlegt, kun je geneigd zijn om woorden als ‘nooit’, ‘alles’ of ‘altijd’ te gebruiken. Deze woorden kunnen averechts werken, omdat de persoon in de verdediging kan schieten. Dus wanneer je bijvoorbeeld wilt aangeven dat iemand onprofessioneel was, ga dan voor jezelf na wat dat voor jou betekent. Was de persoon te luidruchtig, te nonchalant, te informeel gekleed, te vriendelijk? Geef specifiek aan wat je wanneer waarnam. Zo hou je je aan de feiten en is er minder ruimte voor onduidelijkheid.

Beperk je focus

Het opnoemen van een hele waslijst aan punten is iets wat je moet voorkomen. Dit kan er namelijk voor zorgen dat de ontvanger zich aangevallen en/of bekritiseerd voelt. Bespreek daarom maximaal 2 punten waarover je feedback geeft. Focus hierbij dan ook op punten die de ontvanger daadwerkelijk kan veranderen of beïnvloeden. Ingaan op zaken die toch niet aangepakt kunnen worden heeft geen zin. Het zorgt alleen maar voor extra frustratie en lijdt af van zaken die wel verbeterd kunnen worden.

Maak afspraken

Tot slot is het van belang om aan het einde van het feedbackgesprek duidelijke afspraken of concrete oplossingen vast te stellen. Wanneer je geen afspraken maakt, heb je niets om op terug te vallen en is de kans dat je weer gefrustreerd raakt over dezelfde situatie veel groter. Eis geen oplossing maar laat jouw gesprekspartner deze zelf bedenken. Zo voelt het niet als een opgedrongen taak en zal de ontvanger sneller geneigd zijn om zich aan de afspraak te houden. Stel een doel en maak plannen om de voortgang te volgen en indien nodig te evalueren.